Co je zálohová faktura a na jaké údaje nezapomenout. (Ilustrační foto)
Ačkoliv zálohová faktura nepatří mezi zákonem upravované dokumenty a její použití není povinné, může vám ušetřit spoustu starostí s platbou od zákazníka – obzvláště pokud jste plátci DPH. Přinášíme rychlého průvodce vším, co o zálohové faktuře potřebujete vědět.
K čemu slouží zálohové faktury a kdy se používají?
Zálohová faktura (případně se lze setkat i s označením zálohový list) je speciální doklad, který obchodníci používají jako výzvu k platbě předem, tj. před dodáním zboží nebo služeb. Nejčastěji se s ní setkáte u rozsáhlejších zakázek, zakázkové výrobě či u některých služeb (typicky například ubytování). Podnikatel následně zboží odesílá až ve chvíli, kdy obdržel dohodnutou platbu.
V praxi slouží „zálohovka“ především jako pojistka pro případ, že by klient po dodání zboží nebo služeb nezaplatil. Používat ji mohou i neplátci DPH, zvláště důležitá je ale pro plátce. Ti se jejím prostřednictvím chrání před placením DPH z neuhrazené zakázky, kdy zákazník zboží či službu nezaplatí a podnikatel následně musí daň z přidané hodnoty uhradit ze svého.
Zálohová faktura oproti tomu není účetní ani daňový doklad, a v případě neuhrazení platby předem ji proto můžete jednoduše stornovat.
Jaké jsou náležitosti daňové faktury?
Výhodou zálohové faktury i fakt, že zákon nijak neupravuje její podobu a obsažené údaje. Obecně se ale doporučuje zanést do ní stejné informace jako na běžných fakturách, tj. následující:
- údaje o dodavateli i příjemci (jméno, příjmení, název firmy, adresa a IČO/DIČ),
- fakturovaná částka,
- data vystavení a splatnosti,
- způsob úhrady,
- číslo bankovního účtu (pokud klient platí převodem).
Správné zaúčtování zálohové faktury pro plátce DPH
Již jsme uvedli, že zálohová faktura DPH nepodléhá, a tudíž je třeba ji pouze náležitě zaevidovat; to platí i když jste sami odběrateli zboží nebo služeb. Do účetnictví tento druh faktury vstupuje až okamžikem jejího uhrazení. Po něm máte ze zákona 15 dní na vystavení daňového dokladu, ve kterém již musíte uvést daň z přidané hodnoty i datum uskutečnění daňového plnění.
Pokud zákazník zaplatí plnou částku zálohy, po dodání zboží či služeb musíte vystavit řádnou fakturu s nulovým zůstatkem. Konečnou (vyúčtovací) fakturu pak použijete v případě, že zákazník zaplatil pouze část z celkové sumy. V ní mimo jiné uvedete jednotlivé položky, jejich nacenění, odpočet zálohy a zbývající částku k úhradě.
K druhému uvedenému případu jen dodáme, že když obdržíte zálohu v jiném měsíci, než dodáte zboží nebo službu, do 15 dní musíte klientovi vystavit daňový doklad k přijaté záloze. Daň za příslušné období pak odvádíte na jeho základě. Po dodání zakázky pak již jen vystavíte vyúčtovací fakturu a dodaníte zbývající částku.
(kom)
